• Seit dem 1. Januar 2017 gelten die „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) vollumfänglich. E-Mail-Archivierung ist seitdem eine gesetzliche Pflicht.

  Das heißt: Alle Unternehmen, unabhängig von ihrer Größe, die Geschäfte auf digitalem Weg abwickeln, müssen elektronische Dokumente in jeder Form archivieren.

• Handelsbriefe, Angebote, Rechnungen, die per E-Mail versandt werden, müssen archiviert werden. Die Form der Dokumente (E-Mails) ist maßgeblich. Seit dem 1. Januar 2017 wird die Archivierung überprüft und geahndet. E-Mails dürfen nicht verändert werden und müssen revisionssicher vorliegen. Der sicherste Weg ist die Signierung von E-Mails und Dokumenten mit qualifizierten Zeitstempeln nach höchsten Standards (GoBD und BSI TR 03125).

Innovative E-Mail Archivierung für kleine und mittelständische Unternehmen

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  Schutz vor Datenverlust

  Alle E-Mails werden sicher, langfristig und zentral aufbewahrt. Sie werden durch das Unified Mail Archive für einen beliebig langen Zeitraum nach gesetzlichen Vorgaben aufbewahrt.

  

  Gesetzliche Anforderungen

  E-Mails und Dokumente werden mit qualifizierten Zeitstempeln signiert. Die E-Mail-Archivierung entspricht höchsten Standards (GoBD und BSI TR 03125).

  

  Intuitive Oberfläche

  Informationen in E-Mails und indexierbaren Anhängen können einfach im Google-Style gefunden werden.

  

  Dokumentenmanagement

  Daten werden durch das intelligente DMS-System automatisch aufbereitet und den Anwendern zur Verfügung gestellt.

  

  Outlook-Plugin und Import-Tool

  Unser Plugin integriert das Outlook vollständig und ermöglicht ein effizientes Arbeiten und einen komfortablen Import von E-Mail-Datenbeständen.

  

  IT Optimierung

  Durch die Auslagerung historischer E-Mails in das Archiv steigern Sie die Performance Ihres Mail-Servers.

• E-Mail-Daten zuverlässig aufbewahren

  Mail-Server werden inzwischen für die Organisation und Archivierung genutzt. Die massenhaften E-Mails führen trotz strukturierter Ablage zu einem Informationschaos. Hier kommen die Mail-Server an ihre Grenzen und verlieren an Performance. Die Kosten für Lizenzen und Speicher steigen. Inzwischen müssen die E-Mails gesetzeskonform archiviert werden.

  Deshalb setzen wir für die Abdeckung aller Anforderungen das Unified Mail Archive (UMA) ein.

  Archivierung beliebiger Mail-Server

  Kompatibel mit gängigen Mail-Servern wie Microsoft Exchange®, Hosted Exchange-Postfächern, Tobit® etc. sowie für alle IMAP, SMTP und POP3-kompatiblen Mail-Server.

  Entlastet Mail-Server/Einfache Datensicherung

  Das UMA erhöht die Leistung eines bestehenden Mail-Servers und gibt Speicherkapazitäten durch die Auslagerung historischer E-Mails frei. E-Mail-Speicherkosten werden dauerhaft reduziert durch regelbasiertes Löschen von nicht benötigten E-Mails. Mit UMA wird die Datensicherung drastisch vereinfacht.

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Vorteile für Unternehmen und Organisationen

• Schutz vor Datenverlust

  E-Mails werden zentral, sicher und langfristig aufbewahrt, denn UMA archiviert alle E-Mails sicher und für beliebig lange Zeiträume.

  Schutz vor Manipulation und Löschung von E-Mails

  Anwender können die E-Mail-Archivierung von UMA nicht manipulieren. Auch vorsätzlich gelöschte E-Mails gehen nicht verloren.

  Der Unterschied: Rechtssicherheit bis vor ein Gericht

  UMA ist die einzige vor Gericht anerkannte App, die eine Archiverung erlaubt (BSI TR 03125).

  Vier-Augen-Prinzip nach Datenschutzbestimmungen

  Das UMA enthält einen Supervisor-Mode im Vier-Augen-Prinzip und entspricht damit den gesetzlichen Datenschutzbestimmungen.

  Produktivitätssteigerung

  Damit Mitarbeiter nicht mehr unnötig viel Zeit beim Aussortieren von unnützen E-Mails verlieren, machen Sie E-Mails als Wissensbasis für Mitarbeiter nutzbar.

  Sicher und schnell

  Externe Diensteanbieter sorgen für einen sicheren und schnellen Zugriff. Ein Mitlesen abgelegter Datenbestände ist nicht mehr notwendig.

  Vollautomatischer Betrieb mit niedrigen Kosten

  UMA ermöglicht einen vollautomatischen und einfachen Betrieb mit niedrigen und fest kalkulierbaren Kosten.

• Automatische Ablage nach Archivierungszeiträumen

  Wichtige E-Mail-Korrespondenzen und angehängte Dokumente wie Angebote, Rechnungen, medizinische Unterlagen etc. werden regelbasiert gespeichert.

  Für Behörden, Unternehmen, Kliniken, Kanzleien und alle weiteren Organisationsformen erfolgt eine automatische Ablage nach gesetzlichen Archivierungszeiträumen. Manipulationsfreie und gerichtsfeste Archivierung erfolgt durch zusätzliche Anbringung von täglich aktuellen qualifizierten Zeitstempeln.

• Microsoft Outlook-Plugin und PST-Import

  Das UMA-DMS wird durch das UMA-Outlook-Plugin in die gewohnte Outlook-Oberfläche einfach integriert. E-Mails, Dokumente und Bilder werden schnell gefunden. Gelöschte E-Mails werden durch einen Klick aus dem Archiv in einen beliebigen Ordner wiederhergestellt.

  Mit dem UMA-PST-Import-Tool können E-Mails direkt aus einer Outlook-PST-Datei oder einem Outlook-Konto in das UMA-Archiv importiert werden.

• Zeitstempel

  Qualifizierte Zeitstempel, die das Securepoint-UMA für die Langzeitarchivierung verwendet, werden täglich jeder UMA automatisch von einem akkreditierten deutschen Trustcenter zur Verfügung gestellt. Viele andere Archivierungslösungen verwenden diese nicht. Gelangen in das UMA-Archiv signierte und nicht signierte E-Mails sowie Dokumente, stellen qualifizierte Zeitstempel sicher, dass die Daten, die zu einem bestimmten Zeitpunkt vorlagen, nicht manipuliert worden sind. Mit diesen Zeitstempeln werden alle E-Mails und Dokumente automatisch archiviert. Mit Hilfe einer kryptographischen Signatur werden die Dokumente und E-Mails laufend gesichert und damit als Beweis erhalten. Die Implementation des Langzeitarchivs entspricht somit den gesetzlichen Vorgaben der technischen Richtlinie 03125 des Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik – BSI.

• Rechtliches zum E-Mail-Archiv 

  Die gesetzliche E-Mail-Archivierung sieht eine unveränderte und unveränderbare Speicherung über sehr lange Zeiträume vor: 6, 10, 30 Jahre oder sogar ewig. Das geht damit über die normale Entlastung eines Mail-Servers hinaus. Das Securepoint Unified Mail Archive (UMA) ist kostengünstig und effizient und ermöglicht eine permanente Archivierung der gesamten E-Mail-Kommunikation in einem Unternehmen.

  Es erfolgt eine Archivierung entsprechend nach GoBD (ersetzt GDPdU und GoBS), HGB, AO, Basel II sowie BSI TR 03125, dem höchsten deutschen Standard.